Henkilötiedon käsittely ja tietosuoja

Rakennusvalvonta

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Rakennusvalvonta

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Ympäristö toimiala
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Ympäristötoimensihteeri
p.040 161 5008

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on toimia työvälineenä maankäyttö- ja rakennuslainsäädännön mukaisten rakennusvalvontatehtävien hoitamiselle (kuten lupahakemusten käsittely, rakennustyön aikainen valvonta ja jatkuva valvonta sekä tapauskohtaiset, asiakassuhteeseen perustuvat toimeksiantotehtävät).

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999)
Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu seuraavista tietosisällöistä:

  • Kaavoitus, kiinteistöt ja maaomaisuus
  • Rakennusvalvonta
  • Ympäristövalvonta ja ympäristöterveys
  • Väestötiedot
  • Paikkatietoratkaisut

Järjestelmissä käsitellään mm. seuraavia henkilötietoja:

Rakennuslupien hakijat, vastaavat työnjohtajat, suunnittelijat ja muut osapuolet:

  • nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • turvakielto
  • ammattihenkilönkoulutus, työkokemus, tieto FISE-rekisteriin kuulumisesta ja hankkeet, joissa osapuolena
  • ammattihenkilön toimittamat tutkintotodistukset, CV:t ja muut liitedokumentit
  • suostumus markkinointiin

Kiinteistön omistajan tiedot (nimi, osoite, henkilötunnus,kuolinpäivä, kotikunta, äidinkieli)

Naapurin kuulemiseen liittyvät tiedot (nimi, osoite)

Lisäksi rekisteri sisältää rakennustiedot, lupatiedot ja huoneistotiedot.

Osa käsiteltävistä asioista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24)
Erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Asianosaisten (asiakas, ammattihenkilö, lausunnon antaja, tms.) lupahakemukset/lomakkeet/lausunnot
  • Maanmittauslaitoksen aineistot, rajapintapalvelut ja tulostepalvelut
  • Digi- ja väestötietoviraston (DVV) henkilö-ja rakennustietojen rajapintapalvelut
  • Digi- ja väestötietoviraston väestötietojen perusaineistopoiminta ja muutostietopalvelu
  • Lupapiste.fi palvelu
  • Verottajan kiinteistöverotiedot
  • Kiinteistönluovutusilmoitukset pdf-liitteineen (lomake.fi –palvelu)
  • Maanmittauslaitoksen asiointipalvelu

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Tietojen julkaisurajapinnat: KuntaGML, kartta-aineistojulkaisut (Lupapiste, KTP)
  • Väestökysely kartalle (Karttaliittymä, ReittiGIS, FactaGIS)
  • Oppilastiedot, ikäluokkapoiminnat
  • Rakennus-ja rakennushanketietojen toimitus DVV:lle reaaliaikaisten VTJ-ylläpitorajapintojen kautta.
  • Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille.
  • Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.
  • Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti pysyvästi.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston päätös 12.9.2016, AL 16465/07.01.01.03.02/2016: kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteri ylläpidossa käytetään KuntaNet -ohjelmistoratkaisua.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.