RANTASALMEN KUNNAN ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUS

Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Rantasalmen kunnan on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja tiedonhallintalain mukaisesti siitä käytetään nimitystä Asiakirjajulkisuuskuvaus.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan missä laajuudessa asioiden käsittelyssä ja kunnan palveluja käytettäessä kerätään tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on palvella kuntalaisia helpottamalla asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tapa auttaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt tulee yksilöidä siten, että kunta voi selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Kunnan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietoaineistoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää myös ohjeet siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan siinä kuvattujen tietojen ajantasaisuus.

Tietopyynnöt ja käsittelyajat

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (JulkL 621/1999 § 8). Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus (lakiin perustuva oikeus tai asianosaisuus).

Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tarvittaessa kunnan työntekijältä voi pyytää apua asiakirjan tai tiedon yksilöintiin. Lähtökohtaisesti tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on, jollei erikseen toisin säädetä, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää (JulkL 621/1999 § 13).

Rantasalmen kunnan asiakirjataksa

Rantasalmen kunnalle osoitetut tietopyynnöt voi toimittaa osoitteeseen:

Sähköpostiosoite: rantasalmen.kuntarantasalmi.fi

Postiosoite: Eliel Saarisen tie 2, 58900 RANTASALMI

Jos Rantasalmen kuntaan saapuu tietopyyntö, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Tietopyynnöt käsitellään viivytyksettä ja julkiset asiakirjat annetaan mahdollisimman pian, viimeistään 2 viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta.

Viranomaisen pitää aina perustella kieltäytyminen tiedon antamisesta. Jos viranomainen ei voi antaa tietoa asiakirjasta, pitää pyytäjälle perustella, millä lain kohdalla asiakirja on salassa pidettävä tai miksi se ei ole julkinen. Tietopyynnön tekijällä on oikeus niin halutessaan saada kieltäytymisestä myös valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.