Asiarekisteri

Viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista on pidettävä asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot (TiHL 906/2019, 25§).  Asiarekisteri on looginen rekisteri, joka koostuu kunnan fyysisistä asiarekistereistä ja asiankäsittelyn metatiedoista riippumatta siitä, missä tietojärjestelmässä ne muodostuvat. Asianhallintajärjestelmässä olevien metatietojen lisäksi asiarekisteriin kuuluu myös operatiivisissa tietojärjestelmissä syntyvät metatiedot asiankäsittelyn kulkua kuvaavina tietoina. (HE 284/2018)

Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät käsittelytoimenpiteet ja asiakirjat. Rantasalmella on erillinen hallinnon asianhallintajärjestelmä, mutta loogiseen asiarekisteriin sisältyy myös tietoja muista operatiivisista järjestelmistä.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan laajoja tietokokonaisuuksia, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen fyysisellä tai loogisella tavalla. Tietovarannot muodostuvat kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävistä tietoaineistoista ja rekisteritiedoista, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Rantasalmen kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään muun muassa kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien tietoja ja asiakirjoja sekä henkilöstö- ja talouspalveluiden tarvitsemia tietoja.

Fyysinen tietovaranto (tietokanta, rekisteri) on tiedon konkreettinen tallennuspaikka. Se voi koostua yhden tai useamman järjestelmän sisältämistä tiedoista (ts. järjestelmän tai järjestelmien yhteydessä sijaitseva tietokanta), tai se voi olla kokonaan järjestelmistä erillään sijaitseva tietokanta (tai rekisteri). Looginen tietovaranto on  toiminnassa tai palveluissa tarvittavien ja yhteisesti hallittujen tietojen tai tietoaineistojen joukko. Se sisältää usein useiden tietojärjestelmien tietokantoja tai rekistereitä, tai osia niistä (tietoaineistoja ja niiden tietoryhmiä).

Rantasalmen kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Rekisteröity on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.

Rantasalmen kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.

Hakutekijät

Tiedonhallintalain (TiHL 906/2019, 28§) mukaan asiakirjajulkisuuskuvauksen tulee sisältää tiedot siitä, millä hakutekijöillä asiakirjoja on mahdollista hakea viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä. Hakutekijöiden tarkoitus on auttaa asiakkaita yksilöidyn tietopyynnön tekemisessä ja viranomaista tietopyyntöön vastaamisessa.

Rantasalmen kunnan asiakirjoja ja muita vastaavia tietoja voi  järjestelmästä riippuen hakea muun muassa seuraavilla hakutekijöillä:

• asiakirjan tai asian nimi
• asianumero (diaarinumero)
• asian avauspäivämäärä
• asian vireillepanija
• henkilön nimi
• henkilötunnus
• kiinteistötunnus
• lupanumero
• osoite
• päätöksentekijä

Kunnan palvelukohtaiset tietovarannot:

Asunto-, liiketila- ja maanvuokrapalvelut
Käyttötarkoitus: asunto-, liiketila- ja maanvuokrapalveluiden järjestäminen (ts. vuokraamiseen, vuokrasuhteisiin sekä myyntiin liittyvä asiankäsittely).
Keskeiset tietoaineistot: asuntohakemukset, vuokrasopimukset, vuokralaskutusaineistot, asukaslistat ja myyntiä koskevat asiakirjat.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä, toimisto-ohjelmat ja talouspalveluita tuottavan sopimuskumppanin tietojärjestelmät.

Hallintopalvelut
Käyttötarkoitus: vireille tulleiden asioiden käsittely, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta, tietopalvelu ja asiakirjojen arkistointi sekä vaalien järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: asianhallinnan rekisteritiedot, päätöksenteon, luottamushenkilötyöskentelyn ja toiminnan tukipalveluiden tietoaineistot; luottamuselin- ja luottamushenkilörekisterit, aloitteet, sopimukset, raportit, suunnitelmat ja kertomukset, strategiat, sidonnaisuusrekisteri. Säännöt ja ohjeet, tietosuojaselosteet, tiedotteet, verkkosivuaineistot.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä, sähköinen kokoushallinta ja Oikeusministeriön hallinnoima Vaalitietojärjestelmä.

Henkilöstöpalvelut
Käyttötarkoitus: henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden palkan- ja palkkioiden maksaminen.
Keskeiset tietoaineistot: henkilöstökertomus, ohjeet, raportit, suunnitelmat, paikallisneuvotteluiden asiakirjat, sopimukset, yhteistoiminnan tietoaineistot, rekrytoinnin tietoaineistot, palvelussuhdetiedot, vakanssirekisteri, työvuoroasiakirjat, palkanlaskenta- ja maksamistiedot, matkasuunnitelmat ja -laskut, työnantajavelvoitteita koskevat tiedot, tilastot, koulutustiedot, henkilöstön palkitsemistiedot, työsuojelun ja työhyvinvoinnin tietoaineistot, työterveyshuollon järjestämiseen liittyvät tietoaineistot.
Tietojärjestelmät: sopimuksenmukaisen palveluntuottajan (Kuntalaskenta) tietojärjestelmät.

Jätehuolto
Käyttötarkoitus: jätehuollon järjestäminen ja kehittäminen, jätehuoltoon liittyvä asiankäsittely ja jätehuollon viranomaistehtävät, kuten jätehuollon toteutumisen seuranta.
Tietoaineistot: asiakasrekisteritiedot, kiinteistö- ja rakennustiedot, jätehuollon järjestämismuoto, ilmoitukset, hakemukset ja päätökset jätehuollon järjestämisestä ja jätehuoltomääräyksistä poikkeamisesta, laskutusaineistot, viranomaispäätökset, lisäselvityspyynnöt, lausunnot, vastineet, raportit.
Tietojärjestelmät: sopimusten mukaisten palveluntuottajien (Alueellinen jätelautakunta, Savonlinnan seudun Jätehuolto Oy) tietojärjestelmät.

Kaavoitus- ja paikkatietopalvelut
Käyttötarkoitus: kunnan kaava-alueen käytön määrääminen tiettyyn toimintaan kuten esimerkiksi omakotitalo, vapaa-ajanrakennus, maatalous tai viheralue. Rakentamismahdollisuuksien selvitys nykytilassa tai esim. ranta-asemakaavoituksella, kantatilaselvityksellä. Uusien tiennimien hyväksyminen ja rakennuspaikkojen osoitteiden määritys.
Keskeiset tietoaineistot: poikkeamislupa-, suunnittelutarveratkaisu- ja maisematyölupahakemukset ja päätökset, lausunnot ja kuulemiset, kaavoituskatsaus, kaavoitussopimukset, asiantuntijaselvitykset, yleisasema- ja ranta-asemakaavakartat ja -selostukset, muistutukset, mielipiteet, selvitykset, lausuntopyynnöt ja lausunnot, ajantasakaavakartat.
Tietojärjestelmät: asiahallintajärjestelmä, rakennusvalvonnan järjestelmät, karttapalvelu, sopimuksen mukaisen palveluntuottajan (Järvi-Saimaan Palvelut Oy) tietojärjestelmät.

Kansalaisopisto
Käyttötarkoitus: kansalaisopistoon opetukseen liittyvä asiankäsittely.
Keskeiset tietoaineistot: asiakastiedot, kurssi- ja ryhmätiedot sekä opetushenkilöstön tiedot.
Tietojärjestelmät: sopimuksen mukaisen palveluntuottajan (Järvi-Saimaan Kansalaisopisto) tietojärjestelmät.

Kuntatekniikka ja vesihuolto
Käyttötarkoitus: kuntatekniikan suunnittelu ja ohjaus, teiden ylläpito ja satamien hoito sekä Vesi- ja viemärilaitoksen liittymissopimusten ja laskutusten hallinta.
Keskeiset tietoaineistot: liikennesuunnitelma, venepaikkarekisteri, katu- ja yleisten alueiden suunnitelmat ja kuntatekniikan urakka-asiakirjat sekä pumppaamorekisteri, vesi- ja viemäriliittymäsopimukset
Tietojärjestelmät: toimisto-ohjelmat ja sopimuksen mukaisten palveluntuottajien (Finntrek ja Järvi-Saimaan Palvelut Oy) tietojärjestelmät

Liikennepalvelut
Käyttötarkoitus: liikenneturvallisuuden edistäminen sekä asiointiliikenteen ja yksityistieavustusten järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: liikenneonnettomuustilastot, turvallisuussuunnitelmat, kuljetuspalvelun tilaukset ja reittiaikataulu sekä yksityistieavustushakemukset ja niiden päätökset.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä ja toimisto-ohjelmat.

Lukiokoulutus
Käyttötarkoitus: lukiokoulutuksen ja ylioppilaskirjoitusten suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen. 
Keskeiset tietoaineistot: opetus- ja lukuvuosisuunnitelmat, päätökset, opiskelijoiden henkilö- ja opiskeluun liittyvät tiedot sekä opettajien tiedot.
Tietojärjestelmät: oppilashallinnon tietojärjestelmäkokonaisuus, opetuksessa käytettävät sovellukset ja asianhallintajärjestelmä. Lisäksi Opintopolku.fi, Koski, ePerusteet (OPH), sekä YTL:n tutkintopalvelu ja sähköinen asiointipalvelu.

Maaseutupalvelut
Käyttötarkoitus: viljelijätukihakemusten vastaanotto, käsittely, päätöstenteko ja maksatus, maatilarekisterin ylläpito peltokarttatietoineen, sato-, hirvi-, petoeläinvahinkojen korvausasiat, hukkakauravalvonta, maaseutuelinkeinojen kehittäminen sekä Ruokaviraston sähköisen asioinnin tekninen apu (Vipu-palvelu ja Eläintenpitäjä- ja pitopaikkarekisteri).
Keskeiset tietoaineistot: tukihakemus ja -päätöstiedot, sitoumukset, maksatusaineistot, tukien valvontaan liittyvät valvontatiedot, tilatukisiirtohakemus- ja päätöstiedot, eläintenpitäjä- ja pitopaikkahakemukset, vahinkoarviointipäätökset, katselmuspöytäkirjat, kehittämisrahahakemukset ja -päätökset sekä lausuntopyynnöt ja lausunnot.
Keskeiset tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä sekä Ruokaviraston hallinnoimat tietojärjestelmät.

Nuorisopalvelut
Käyttötarkoitus: etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä nuorisotilatoiminnan järjestäminen. 
Keskeiset tietoaineistot: suunnitelmat, päätökset, tiedotteet, asiakkaan henkilötiedot ja palvelusuunnitelmat sekä palveluihin osallistuvien rekisterit ja tilastot.
Tietojärjestelmät: asiakastieto- ja tilastointijärjestelmä (etsivä nuorisotyö).

Perusopetus
Käyttötarkoitus: perusopetuksen suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen. 
Keskeiset tietoaineistot: opetus- ja lukuvuosisuunnitelmat, päätökset, opiskelijoiden henkilö- ja koulunkäyntiin liittyvät tiedot sekä opettajien tiedot.
Tietojärjestelmät: oppilashallinnon tietojärjestelmäkokonaisuus, opetuksessa käytettävät sovellukset ja asianhallintajärjestelmä. Lisäksi Opintopolku.fi, Koski, ePerusteet (OPH).

Rakennusvalvonta
Käyttötarkoitus: rakentamiseen liittyvä neuvonta, valvonta ja asiankäsittely sekä rakennuslupa- ja ilmoitusasioiden valvontatoimenpiteiden ylläpito ja hallinnointi.
Keskeiset tietoaineistot: rakennus-, toimenpide- ja purkamislupahakemukset, ilmoitukset, purkamisilmoitukset ja päätökset, pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, kuulemiset, lausunnot, suunnittelija- ja työnjohtajatiedot, rakennusten ja huoneistojen ominaisuustiedot, katselmuspöytäkirjat, valvontapöytäkirjat.
Tietojärjestelmät: rakennusvalvonnan järjestelmät ja lupahakemusjärjestelmä.

Talouspalvelut
Käyttötarkoitus: talouden ja toiminnan suunnittelu, toteutus ja kehittäminen.
Keskeiset tietoaineistot: TA-suunnitelmat, toteumaraportit ja tilinpäätös sekä osto- ja myyntilaskuihin, perintään, saataviin, ottolainauksiin, rahoitusavustuksiin ja valtionosuuksiin liittyvät tietoaineistot.
Tietojärjestelmät: sopimuksen mukaisen palveluntuottajan (Kuntalaskenta) tietojärjestelmät.

Työllisyyspalvelut
Käyttötarkoitus: kunnan työllisyyttä edistävän toiminnan/palveluiden järjestäminen ja ylläpito.
Keskeiset tietoaineistot: päätökset, maksatus- ja seurantatiedot, arviointitiedot, tilastotiedot, työllisyyshankkeiden hallinnointitiedot, työmarkkinatukitiedot, työttömyyttä koskevat tiedot, osaaminen, koulutus- ja työhistoria, asiakkuutta koskevat tiedot.
Tietojärjestelmät: Työllisyyspalveluiden asiakasrekisterinä käytetään aluehallintoviraston ylläpitämää tietojärjestelmäkokonaisuutta.

Varhaiskasvatus
Käyttötarkoitus:  varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen.
Keskeiset tietoaineistot: kuntakohtaiset varhaiskasvatussuunnitelmat, varhaiskasvatuksessa olevien lasten ja huoltajien tiedot, varhaiskasvatushakemukset, tehostetun ja erityisen tuen tukitoimet ja niiden suunnittelu, varhaiskasvatukseen ottamista koskeva päätös, lapsen varhaiskasvatussuunnitelma, läsnäolopäiväkirjat, tuloselvitykset, valvontaraportit, asiantuntijalausunnot, päätökset.
Tietojärjestelmät: varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä ja oppilashallinnon tietojärjestelmä (esiopetus).

Ympäristövalvonta
Käyttötarkoitus: tehtävänä on myöntää sekä valmistella eri ympäristölakien ja maa-aineslain mukaiset lupa-asiat ja valvonta.
Keskeiset tietoaineistot: vireille tulleisiin ja päätettyihin asioihin liittyvät tiedot kuten hakija- ja asianosaistiedot.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä

Yrityspalvelut
Käyttötarkoitus: elinvoimapalvelujen ohjaus sekä yritystoiminnan ja matkailun edistäminen. Tietoja käytetään viestintään, markkinointiin ja yritysten kontaktointiin sekä raportointiin.
Keskeiset tietoaineistot: yrittäjät ja heidän yhteystietonsa
Tietojärjestelmä(t): toimisto-ohjelmat (ei erillistä tietojärjestelmää).