Henkilötiedon käsittely ja tietosuoja

Henkilöstöpalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Henkilöstöpalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisessa henkilöstöhallinnon palveluntuotannossa (Kuntalaskenta Oy), jossa Rantasalmen kunta toimii EU- tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5003

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

  • henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen
  • työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden toteuttaminen
  • luottamushenkilöiden palkkionmaksatusten hoitaminen
  • työajansuunnittelu ja -seuranta, kulunvalvonta
  • työvoiman hankinta (rekry)
  • henkilöstön matkustuksenhallinta
  • henkilöstön osaamisen ylläpito
  • työväline henkilöstön johtamisessa
  • henkilöstöhallinnon seuranta (raportointi ja tilastointi)

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen sekä työsopimukseen ja osittain myös suostumukseen perustuva.

Keskeinen lainsäädäntö:
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Julkisuuslaki (621/1999)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää ne tiedot, joita kunta tarvitsee työntekijöistään, luottamushenkilöistään sekä kunnan omaan eläkejärjestelmään kuuluvista henkilöistä hoitaessaan työnantajatehtäviä:

  • perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, pankkitilinumero, verotiedot, palvelussuhdetiedot, organisaatiotiedot, työura
  • vuosilomat: lomavuoden lomaoikeus, lomajaksot
  • palkkaperusteet; palkanosat, ammattiyhdistys, luontaisedut
  • tutkinnot ja osaamista koskevat tiedot, tavoitekeskustelut
  • palkanlaskenta ja maksatus
  • eläkkeeseen vaikuttavien tietojen tallennus
  • pidätysten suoritus (mm. ennakonpidätys, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksu)
  • palkansaajien etuuksien määritys
  • työvuorosuunnittelu ja -toteumatiedot
  • työajan seuranta ja kulunvalvonta
  • työ- ja virkamatkamatkatiedot
  • terveystietoja, jotka salassa pidettävät ja erikseen arkistoitavat
  • henkilöstötilastointi

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan:

  • palkan-, palkkioiden- ja eläkkeensaajilta sekä työnhakijoilta
  • palvelussuhteita koskevien päätösten tekijöiltä
  • verohallinnosta ennakonpidätystä varten
  • eläkevakuutuksista työnantajamaksuja varten
  • vakuutusyhtiöstä työnantajamaksuja varten
  • viranomaisilta (työntekijän lakisääteiset maksut)
  • työvuorosuunnittelu- ja kulunvalvontajärjestelmistä
  • Kuntarekrystä (https://www.kuntarekry.fi/fi/tietosuojaseloste/)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukainen henkilöstöhallinnon palveluntuottaja (Kuntalaskenta Oy) sekä palveluntarjoajan tietojärjestelmätoimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen seuraaville tahoille:

  • muille viranomaisille: Tulorekisteri (josta tiedot Verohallintoon ja Kuntien eläkevakuutuskeskukseen), Tilastokeskus, Valtionkonttori, ammattiliitot, ulosotto, Kela, vakuutusyhtiöt
  • työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva omailmoitus tai lääkärintodistus tai -lausunto voidaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa
    (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista (13.8.2004/759, 5 § 3 mom.)
  • suostumuksella verkkojulkaisuihin
  • luottamushenkilötiedoista puolueille; perityt puolueverot henkilöittäin

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietosisältöä käsitellään pääsääntöisesti sopimuksenmukaisen palveluntarjoajan käyttämissä ja ylläpitämissä tietojärjestelmissä.

Henkilötietoa käsitellään myös mm. kunnan verkkosivuilla (verkkojulkaisut), Kuntarekryssa (rekrytointitiedot) ja henkilöstön käytössä oleva sähköpostijärjestelmässä (MS Outlook).

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja palveluntuottajan sekä järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Toimittajat hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla henkilöstöhallinnon työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.