Henkilötiedon käsittely ja tietosuoja

Maahanmuuttajapalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Maahanmuuttajapalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hyvinvointijohtaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5033

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Maahanmuuttajapalveluiden tarkoituksena on järjestää maahanmuuttajille kotoutumista edistäviä ja tukevia toimenpiteitä ja palveluja. Rekisteriä käytetään pakolaisten ja muiden maahanmuuttajien tietojen hallinnointiin ja toiminnan raportointiin.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on kunnan lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010)
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää maahanmuuttajien asiakastietoja:

  • Henkilötiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, siviilisääty, ammatti, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli, perhetiedot, kotikunta, asuinkunta, muuttopäivät, oleskelulupatiedot
  • Asiakaskertomus: sisältää asiakkaiden asioiden ja palveluiden kirjaamismerkintöjä, kuten kotoutumissuunnitelmat ja asumiseen, opiskeluun, työhön, toimeentuloon ja terveyteen liittyviä tietoja
  • Vireillepanotiedot: vireillepanon päivämäärä ja vastuullinen käsittelijä sekä organisaatio.

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Asiakas ja/tai hänen edustaja
  • Yhteistyökumppani (mm. Sosteri, vastaanottokeskus, tuetun asumisen ja jälkihuollon tuottajat)
  • Ulkomaalaisrekisteristä (Umarek / Migri)
  • Kelan viranomaispalvelusta (Kelmu)
  • Väestörekisterikeskuksesta (henkilötietojen päivittyminen)
  • ELY -keskus, SPR, Yhdistyneiden kansakuntien pakolaisjärjestö (UNHCR)

8. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan yksilöidyn tietopyynnön perusteella henkilölle itselleen tai siihen oikeutetulle viranomaiselle asiakaan suostumuksen mukaan.

Umarek-tietoja ei ole oikeus luovuttaa asiakkaalle.

Rekisteritietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin arkistinmuodostussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Maahanmuuttajapalveluissa käytetään erillistä Excel-tiedostoa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.