Henkilötiedon käsittely ja tietosuoja

Opetuksen järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Opetuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilöt

Lukion rehtori ja sivistysjohtaja
p. 040 560 8121

Yhtenäiskoulun rehtori
p. 040 161 5050

Rekisteriasioita käsittelevä henkilö:
Toimistosihteeri
p. 040 161 5016

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on hallinnoida aamu- ja iltapäivätoiminnan osallistujatietoja, esi-, perus-ja lukio-opetuksen oppilas-/opiskelijatietoja, opintosuorituksia, opetussuunnitelmia, opetuksen järjestämistä, opetuksen tukea ja koulukuljetuksia sekä tuottaa Rantasalmen kunnan sivistystoimen toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin apuna käytettävät oppilashallinnon tilastotiedot.

Rekisterissä käsitellään myös opetustoimea toteuttavan henkilöstön tietoja.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Perusopetuslaki (628/1998)
Lukiolaki (629/1998)

6. Rekisterin tietosisältö

Keskeinen tietosisältö:

  • rekisteröidyn oppilaan tiedot: oppilaan/opiskelijan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kouluaste, koululuokka, kansalaisuus, äidinkieli, kotikieli, uskontokuntalaji, välttämättömät allergia- ja terveystiedot, maahanmuuttoon liittyvät tiedot, oppivelvollisuuden alkamispäivä, esiopetustiedot, huoltajien tiedot, koulunkäyntihistoria, päätökset, oppilaan/opiskelijan tukeen liittyvät tiedot, koulumatkatiedot, kielivalinnat, poissaolot, kuvan julkaisuluvat, video-ja kuvatallenteet, koulumuoto, opetussuunnitelma, opiskelijalaji, aamu- ja iltapäivätoiminnan tiedot,  kouluun ilmoittautumisen tiedot, arvioinnit, todistukset, ylioppilastutkinnon arvosanat.
  • koulukuljetuksen järjestämistä koskevat tiedot: kuljetusoppilaan nimi ja yhteystiedot, kuljetusajankohdat, koulun tiedot ja bussikortinhaltijat sekä liikennöitsijän nimi ja yhteystiedot
  • opettajien tiedot: opettajan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, pääkoulu, koulut, tehtävä/toimenkuva, virkanimike, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen päättymispäivä, virkavapaustiedot, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
  • muun henkilökunnan tiedot: henkilökunnan jäsenen henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, koulut, tehtävä/toimenkuva, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
  • kouluun liittyvät perustiedot: koulun virallinen numero, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen, sen jaksotukseen ja Wilma -oikeuksiin liittyvät tiedot
  • tiedot opetussuunnitelmista, kursseista, opintonsa päättäneistä ja keskeyttäneistä sekä yo-tutkinnon saaneista siirretään järjestelmän arkistoon
  • aamu- ja iltapäivätoimintaan osallistujien ja heidän huoltajien tiedot.

Järjestelmästä tuotettavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Perusopetuslaki (628/1998, § 40)
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • oppilaat/opiskelijat ja heidän huoltajansa
  • opettajat ja muut viranomaiset (kuten päiväkodin johtajat, terveydenhoitajat, koulukuraattorit, koulupsykologit, perheohjaajat, ylioppilastutkintolautakunta)
  • muut opetuksen järjestäjät (mm. aiemmat oppilaitokset)
  • kuvauslaitteet
  • Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä
  • yhteishaussa käytettävä Opintopolku –järjestelmä
  • Matkahuollon Kortti-tietokanta bussikorttien haltijoilla
  • henkilöstöhallinto ja sen käytössä olevat järjestelmät

8. Henkilötietojen käsittelijät

  • Oppilaat/opiskelijat ja heidän vanhempansa/huoltajansa (Wilma) omien henkilötietojen käsittelijöinä.
  • Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • oppilaiden/opiskelijoiden koulukuljetuksien järjestämisestä koskevia tietoja annetaan kunnan kuljetussihteerille, Matkahuoltoon ja liikennöitsijälle.
  • Lakiperusteiset luovutukset: Opetushallitukselle (KOSKI-tietovaranto), Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle (perusopetustilastot vuosittain 20.9. päiväyksen tilanteesta), KELA:lle, muille viranomaisille, Opintopolkuun yhteishakua varten sekä ylioppilastutkintolautakunnalle.
  • Tarvittaessa muille viranomaisille, rekisteröidyn suostumuksella tai jos viranomaisella lakisääteinen peruste käsitellä asianomaisia tietoja.
  • Järjestelmän käyttäjätietoja toimittajalle verkko-oppimisympäristöjen käyttövaltuushallintaan (mm. Google for Education).
  • Joitakin tietoja voidaan oppilaan nimenomaisella suostumuksella (erillinen lomake / Wilma) julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
  • Oppilaan muuttaessa uuden asuinpaikan koulutoimelle.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn oppilaan tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Kuvatallenteet poistetaan kuvauslaitteelta ja säilytetään käyttötarkoituksen mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositus (Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, Määräykset ja suositukset, Opetustoimi, 2010)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Oppilashallinnon kokonaisrekisterin ylläpidossa on käytössä seuraava tietojärjestelmäkokonaisuus:
• Visma In School oppilashallinnon kokonaisjärjestelmän ydin MultiPrimus
• lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre
• sekä Primuksen ja Kurren yhteinen käyttöliittymä verkkopalvelu Wilma

Lisäksi verkko-opetuskäytössä on Google for Education -sovelluspilvipalvelu.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia (sivistystoimen hallinto ja opettajat). Jokainen käyttäjä näkee tiedot käyttöoikeuksiensa puitteissa. Pääkäyttäjillä on kaikkien tietojen käsittelyyn täydet oikeudet. Lisäksi suojausta tukevat asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

Wilmaa käyttää sekä opetustoimi että oppilas ja hänen huoltajansa. Järjestelmään kirjataan vain opetuksen järjestämisen kannalta tarpeellista tietoa. Käyttäjätunnus on henkilökohtainen ja tunnus on sidottu yhteen henkilöön. Oppilaan kaikki huoltajat saavat halutessaan oman tunnuksen. Tunnusta ei tule antaa muiden käyttöön. Lokiin tallentuu tieto siitä, kuka on katsellut tai muuttanut tietoja.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kouluilla/koulutoimessa syntyvät manuaaliset asiakirjat säilytetään sivistystoimen yksiköissä lukituissa tiloissa.