Verkkosivut ja sähkoiset lomakkeet

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Verkkosivut ja viestinnälliset verkkopalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintopäällikkö
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 733 5670

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rantasalmen kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilötietojen (myös sidonnaisuuksien) käsitteleminen Rantasalmen kunnan verkkosivuilla.

Rekisteriin syntyy myös asiakkaiden henkilötietoja asiakaspalautteiden täyttämisen myötä. Palautteisiin tallennettuja henkilötietoja käytetään vain siinä käyttötarkoituksessa, johon asiakas on palautteen antanut. Palautetta täyttäessään asiakkaan on syytä huomioida, että ei laita palautteeseen salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja.

Verkkosivusto tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja. Verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää verkkosivustoa. Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

• verkkosivujen ylläpitäjien nimet, käyttäjätunnukset ja sähköposti-osoitteet
• henkilöhakemiston, jossa henkilöstön nimet, nimikkeet, työpuhelin-numerot, työosoitteet, työyksiköt ja työsähköpostiosoitteet
• luottamushenkilöhakemiston, jossa luottamushenkilöiden nimet, puolueet, puhelinnumerot ja osoitteet sekä sidonnaisuudet
• sähköisten palautteiden henkilötiedot ja sähköpostiosoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Luottamushenkilöhakemiston tiedot tulevat luottamushenkilöiltä itseltään.
• Kunnan henkilöhakemiston sekä ylläpitäjien tiedot tulevat asiaosaisten työyksiköistä ja henkilöstöhallinnosta.
• Sähköisen asioinnin lomaketiedot lomakkeen täyttävältä asiakkaalta.
• Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijänä toimii sopimuksenmukaiset verkkosivujärjestelmän ja kyselyjärjestelmän toimittajatahot.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietojen luovuttaminen tapahtuu vain asiaomaisten suostumuksella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Huomioitavaa on kuitenkin, että sivustolla käytetään Google Analyticsia, joka on Googlen tarjoama verkkosivujen kävijäseurantaan tarkoitettu palvelu. Näin ollen henkilötiedon käsittelyä tapahtuu myös EU:n ulkopuoelisissa maissa, joissa ei ole EU:n tasoista tietosuojaa. Lisätietoa Googlen tietosuojasta.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston ohjeistukset.
Kuntaliiton suositukset.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Verkkosivuston julkaisujärjestelmä on WordPress ja sivuston analyysityökaluna on Google Analytics. Henkilötietoa kerätään myös erillisiää Webropol-kyselyillä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla järjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia. Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Mahdollinen manuaalinen aineisto (esim. tulostetut palaute-/kyselylomakkeet) säilytetään lukituissa tiloissa.