Etusivu › Kunta ja hallinto › Hallinto › Tietosuoja › Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteet

YHTEINEN TIETOSUOJASELOSTE – YLEINEN OSIO

Tietosuojaselosteen tarkoitus

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1) käsittelee henkilötietoja eri palveluissaan ja rekistereissään. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR 2016/679/EU) ja suomalaiseen tietosuojalakiin (1050/2018).

Tavoitteena on tarjota selkeää, läpinäkyvää ja helposti ymmärrettävää tietoa siitä, mitä tietoja kerätään, miksi niitä käsitellään ja millä oikeusperusteella.

1) Rekisterinpitäjä ja vastuuhenkilöt

Rekisterinpitäjä
Rantasalmen kunta
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

Tietosuojavastaava
Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaava(at)mikkeli.fi

2) Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Mitä tietoja käsittelemme?
Henkilötietoja ovat tiedot, joilla sinut voidaan tunnistaa, kuten sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero.

Miksi käsittelemme tietoja?
• Lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi
• Palveluiden tuottamiseksi
• Sopimusten täytäntöön panemiseksi
• Verkkosivupalautteiden ja yhteydenottojen käsittelemiseksi

Oikeusperusteet voivat olla esimerkiksi:
• lainsäädännöllinen velvoite
• sopimus
• yleinen etu tai julkisen vallan käyttö
• rekisteröidyn suostumus (tässä tapauksessa, jos se on tarpeen)

3) Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:
✔ saada pääsy omiin henkilötietoihisi
✔ pyytää virheellisten tietojen korjaamista
✔ rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
✔ pyytää tietojen poistamista tai siirtoa (toimivaltainen viranomainen edellyttää)
✔ peruuttaa suostumus milloin tahansa (jos käsittely perustuu suostumukseen)

Tietoja annetaan kirjallisesti tai sähköisesti pyynnöstä.

4) Tietoturva ja kolmannet osapuolet

Henkilötietoja käsitellään turvallisesti, ja niitä ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaista suojaa.

5) Yhteydenotot ja pyyntöjen tekeminen

Postitse:
Rantasalmen kunta
Tietosuoja-asiat
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

Sähköpostitse:
rantasalmen.kunta@rantasalmi.fi

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Asia- ja asiakirjahallinta

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 017 2538

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta, tietopalvelu sekä  asiakirjojen arkistointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää

  • Vireille tulleisiin, käsiteltäviin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja.
  • Asian vireille panoon liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot (nimi, osoite, ammatti, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö/huoltaja).
  • Asian käsittelyyn liittyvien viranhaltijoiden ja toimihenkilöiden yhteystiedot (nimi, titteli, yksikkö, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, salasana).
  • Asian käsittelyyn liittyvien luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot, luottamustoimet, luottamustoimihistoria).

Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24)
Erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään, vireille panijalta, lausunnonantajalta, yhteisöiltä ja viranomaisilta, asian käsittelijältä, sopimuskumppanilta sekä luottamushenkilöiltä. Tietoja täydennetään valmistelussa ja päätöksenteossa.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille.
  • Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan yleisessä tietoverkossa esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.
  • Viranhaltijapäätökset julkaistaan kunnan verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti.
  • Muuten henkilötietoja luovutetaan salassapitosäännökset huomioiden yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena lain säännösten perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asianhallinnassa käytetään Dynasty -dokumentin- ja asianhallintajärjestelmää sekä tiedonohjausjärjestelmää (TOJ). Kokonaisuuteen liittyvät kiinteästi kokoushallinta ja luottamushenkilöiden extranet sekä sähköinen kokoushallinta CloudMeeting.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Etsivä nuorisotyö

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Etsivä nuorisotyöntekijä
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5037

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kunnan Etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.

Etsivässä nuorisotyössä pyritään tavoittamaan tuen tarpeessa oleva nuori ja ohjaamaan hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Nuorisolaki (1285/2016, §10-12)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää

  • Perustiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika
  • Tilannetiedot: koulutus, pääasiallinen toiminta, toimeentulo ja asumismuoto
  • Asiakkuustiedot: mitä kautta saapunut, aloituspäivä, asiakkuuden päättymispäivä, toimenpiteet asiakkuuden aikana, sijoittuminen jakson aikana ja sen jälkeen
  • Toimenpidetiedot (etsivät) / toimintamenetelmä- ja palvelutiedot: aloitus- ja päättymispäivä, asiakkuuden status

Lisäksi rekisteriin voidaan kerätä asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset muut tiedot, kuten

  • sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka
  • koulutus, työkokemus, erityisosaaminen, vahvuudet, tavoite, terveys, perhe ja muut taustatiedot
  • muistiotietoja: asiakkaan hyväksymät muut asiakkuuteen vaikuttavat asiat.
  • liitteet: asiakkuuteen liittyvät dokumentit

Rekisterin tietosisältö on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • asiakas itse
  • alaikäisten osalta huoltajat
  • asiakkaan suostumuksella sosiaalihuollon viranomaiset
  • Nuorisolain 11 §:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt

8. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen huoltajansa suostumuksella. Nuori voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.

 

Kerättävä anonyymi tilastollinen materiaali toimitetaan valtakunnalliseen tietopankkiin (PARkki) toiminnan rahoittajan seurantaa, visualisointia, ja hallinnollisen päätöksenteon tueksi ja median käyttöön.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja jos se toiminnan kannalta (uusiutuva asiakkuus, seuranta) on välttämätöntä, enintään kaksi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

 

Rekisteriin liittyvä järjestelmä: PAR -järjestelmä, joka on työpajoille ja etsivään nuorisotyöhön räätälöity Excel-pohjainen asiakas-ja tilastointijärjestelmä (toimittaja: Länsi-ja Sisä-Suomen Aluehallintovirasto).

 

PAR-järjestelmät on rakennettu valtionavun seurantaa helpottavaksi järjestelmäksi, josta raportoidaan kolmesti vuodessa organisaatiotiedot sekä tilastolliset asiakastiedot valtakunnalliseen PARkki-tietokantaan.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

 

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

 

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Henkilöstöpalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisessa henkilöstöhallinnon palveluntuotannossa (Kuntalaskenta Oy), jossa Rantasalmen kunta toimii EU- tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5003

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

  • henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen
  • työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden toteuttaminen
  • luottamushenkilöiden palkkionmaksatusten hoitaminen
  • työajansuunnittelu ja -seuranta, kulunvalvonta
  • työvoiman hankinta (rekry)
  • henkilöstön matkustuksenhallinta
  • henkilöstön osaamisen ylläpito
  • työväline henkilöstön johtamisessa
  • henkilöstöhallinnon seuranta (raportointi ja tilastointi)

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen sekä työsopimukseen ja osittain myös suostumukseen perustuva.

Keskeinen lainsäädäntö:
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Julkisuuslaki (621/1999)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää ne tiedot, joita kunta tarvitsee työntekijöistään, luottamushenkilöistään sekä kunnan omaan eläkejärjestelmään kuuluvista henkilöistä hoitaessaan työnantajatehtäviä:

  • perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, pankkitilinumero, verotiedot, palvelussuhdetiedot, organisaatiotiedot, työura
  • vuosilomat: lomavuoden lomaoikeus, lomajaksot
  • palkkaperusteet; palkanosat, ammattiyhdistys, luontaisedut
  • tutkinnot ja osaamista koskevat tiedot, tavoitekeskustelut
  • palkanlaskenta ja maksatus
  • eläkkeeseen vaikuttavien tietojen tallennus
  • pidätysten suoritus (mm. ennakonpidätys, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksu)
  • palkansaajien etuuksien määritys
  • työvuorosuunnittelu ja -toteumatiedot
  • työajan seuranta ja kulunvalvonta
  • työ- ja virkamatkamatkatiedot
  • terveystietoja, jotka salassa pidettävät ja erikseen arkistoitavat
  • henkilöstötilastointi

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan:

  • palkan-, palkkioiden- ja eläkkeensaajilta sekä työnhakijoilta
  • palvelussuhteita koskevien päätösten tekijöiltä
  • verohallinnosta ennakonpidätystä varten
  • eläkevakuutuksista työnantajamaksuja varten
  • vakuutusyhtiöstä työnantajamaksuja varten
  • viranomaisilta (työntekijän lakisääteiset maksut)
  • työvuorosuunnittelu- ja kulunvalvontajärjestelmistä
  • Kuntarekrystä (https://www.kuntarekry.fi/fi/tietosuojaseloste/)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukainen henkilöstöhallinnon palveluntuottaja (Wakaus – Keski-Savon Tilipalvelut Oy) sekä palveluntarjoajan tietojärjestelmätoimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen seuraaville tahoille:

  • muille viranomaisille: Tulorekisteri (josta tiedot Verohallintoon ja Kuntien eläkevakuutuskeskukseen), Tilastokeskus, Valtionkonttori, ammattiliitot, ulosotto, Kela, vakuutusyhtiöt
  • työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva omailmoitus tai lääkärintodistus tai -lausunto voidaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa
    (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista (13.8.2004/759, 5 § 3 mom.)
  • suostumuksella verkkojulkaisuihin
  • luottamushenkilötiedoista puolueille; perityt puolueverot henkilöittäin

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietosisältöä käsitellään pääsääntöisesti sopimuksenmukaisen palveluntarjoajan käyttämissä ja ylläpitämissä tietojärjestelmissä.

Henkilötietoa käsitellään myös mm. kunnan verkkosivuilla (verkkojulkaisut), Kuntarekryssa (rekrytointitiedot) ja henkilöstön käytössä oleva sähköpostijärjestelmässä (MS Outlook).

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja palveluntuottajan sekä järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Toimittajat hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla henkilöstöhallinnon työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Kameravalvonta

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kiinteistöpäällikkö
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 050 476 5602

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kunnan omistamien kiinteistöjen valvonta omaisuuden suojaamiseksi, rikosten ehkäisemiseksi ja tapahtuneiden vahingontapausten/rikosten/rikosepäilyjen selvittämiseksi.

Kamerat sijaistevat kunnavirastolla, koulukeskuksessa ja Mustalahden satamassa. Satamasta tuotetaan myös YouTube live-kamerakuvaa kunnan kotisivuille mm. sääolojen tarkastamiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste on yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää valvonta-alueella olevien kameroiden kuvaaman kuva-aineiston mukaan lukien tallennusajan ja -paikan. Alueella on kameravalvonnasta kertovat kyltit tai tarrat.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Valvonta-alueilla olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukaisen palveluntuottajan työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet kameravalvonnan kuva-aineistoon. Tarvittaessa käsittelijänä voi toimia myös poliisiviranomainen.

9. Henkilötietojen luovutukset

Kameravalvonnan tietoja ei luovuteta säännöllisesti minnekään.

Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Kuvatallenteet säilytetään kuukauden syntyhetkestä, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tallentimet on sijoitettu valvottuihin tiloihin. Kuvatallenteiden käyttöoikeus on määritelty ja rajoitettu vain tietyille henkilöille. Tallenteita tarkastellaan vain tarvittaessa toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojen käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Tietosisältö pääasiassa sähköistä ja mahdolliset manuiaaliset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Kausiasukastiedottaminen

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Yrityskoordinaattori
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5048

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on kausiasukkaiden tiedottaminen kunnan palveluista ja tapahtumista.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen sekä rekisteröidyn suostumus.

6. Rekisterin tietosisältö

Yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite

7. Henkilötietojen tietolähteet

Digi- ja väestötietovirastolta ja rekisteröidyltä itseltään.

8. Henkilötiedon käsittelijät

Sopimuksenmukainen pilvipalvelun tuottaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mutta, on huomioitava, että henkilötietoja käsitellään Microsoftin pilvipalveluissa, jolloin järjestelmän ylläpitopalvelua tapahtuu myös EU:n ulkopuolella.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella. Rekisteröity voi perua suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön (selosteen kohta 3).

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja ylläpidetään MS Outlook -sovelluksessa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Kohdeavustukset

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hyvinvointijohtaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5033

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kohdeavustusten hallinnointi (hakemukset, päätökset ja avustusten maksaminen).

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on julkisen vallan käyttäminen (julkishallinnon ja rekisteröidyn vapaaehtoisen tehtävän toteuttaminen).

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki kuntien kulttuuritoiminnasta (166/2019)

6. Rekisterin tietosisältö

Hakemustiedot: hakijan perus- ja yhteystiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) ja pankkitilin numero.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Hakijalta itseltään hakemuksella.

8. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan tarvittaessa verohallintoon.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, tai niin kauan kun mahdollinen ulkopuolinen rahoittaja edellyttää.

Säilytysajan perusteena on:
Kuntaliiton suositukset
Mahdolliset rahoittajan ohjeet

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Ei sähköistä käsittelyä.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Kykyviisari -arviointityökalun asiakastiedot

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Työllisyysohjaaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5044

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kykyviisari-palvelu on Työterveyslaitoksen ylläpitämä verkkopalvelu, jonka kunnan työllisyyspalvelut tarjoavat asiakkaidensa/kuntalaisten käyttöön arvioidessaan heidän työ- ja toimintakykyä sekä osallisuutta. Asiakas täyttää kyselyt verkkopalvelussa ja kunnan työllisyyspalveluiden henkilöstö voi myös tarkastella kyselyiden vastauksia ja laatia niistä raportteja.

Työterveyslaitos raportoi Kykyviisari-tuloksista kansallisissa ja kansainvälisissä tieteellisissä sekä yleistajuisissa julkaisuissa sekä julkaisee tuloksista työelämää ja suomalaista yhteiskuntaa koskevaa tilastotietoa avoimesti saataville. Ennen julkaisua tai jakamista tiedot  muutetaan tunnistamattomaan muotoon siten, että niistä ei voida tunnistaa yksittäistä henkilöä tai organisaatiota edes välillisesti.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)
Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan henkilönumeron (ei henkilötunnus), tarvittaessa hankkeen nimen ja numeron sekä organisaation nimitiedot.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan Kykyviisarit-kyselyyn vastanneelta asiakkaalta itseltään.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijänä toimii verkkopalvelun tuottajana toimiva Työterveyslaitos, joka ei voi kuitenkaan yhdistää Kykyviisari-vastauksia Kykyviisari-kyselyyn vastanneeseen henkilöön eikä Työterveyslaitos saa haltuunsa vahvasti tunnisteisia vastaajien henkilötietoja. Vain kunnan työllisyyspalvelut voi yhdistää palvelussa olevan vastaajan henkilönumeron yksittäiseen henkilöön.

9. Henkilötietojen luovutukset

Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Työterveyslaitoksen ja kunnan tekemän ylläpitosopimuksen päätyttyä Työterveyslaitos hävittää palvelussa olevan vastaajan tunnisteen, jonka jälkeen henkilöä ei voida yhdistää hänen vastauksiinsa.

Työterveyslaitos säilyttää keräämänsä tiedot ja käyttää niitä edelleen lakisääteisessä toiminnassaan niin, ettei yksittäistä henkilöä voida edes välillisesti tunnistaa. Työterveyslaitos voi tätä tunnisteetonta tietoa harkintansa mukaan jakaa myös kolmansille osapuolille esimerkiksi tieteellistä tutkimusta varten.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoa ylläpidetään Työterveyslaitoksen tarjoamassa Kykyviisarit-verkkopalvelussa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä
suojaustoimia. Rekisterinpitäjän ja verkkopalvelun ylläpitäjän kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Työterveyslaitos hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Tietosisältö pääasiassa sähköistä ja mahdolliset manuiaaliset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
6.7.2023

1. Rekisterin nimi

Liikuntapalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hyvinvointijohtaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5033

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kuntalaisten liikunnan ja liikunnallisten elämäntapojen toteuttaminen, ohjaus ja edistäminen.
Henkilötietoja käsitellään myös kunnassa toukokuussa 2023 käynnistyneessä Liikunnallisen elämäntavan edistämishankkeessa, joka on kohdistettu erityisesti  kuntalaisten liikunta-aktiivisuuden lisäämiseksi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perus- ja yhteystiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero). Asiakkaan suostumuksella käsitellään myös erityisiä henkilötietoja, kuten esim. terveystietoja.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Asikkaalta itseltään.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Kunnan työntekijät, joilla työtehtävien mukainen oikeutus käsitellä asianomaisia henkilötietoja.
Sopimuksen mukaisen palveluntuottajan työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet liikuntapalveluiden henkilötietoihin.

8. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain asiakkaan suostumuksella.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään tarpeen mukaan.

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin ylläpidossa käytetään Hyviö -ohjelmistoratkaisua.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Maahanmuuttajapalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hyvinvointijohtaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5033

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Maahanmuuttajapalveluiden tarkoituksena on järjestää maahanmuuttajille kotoutumista edistäviä ja tukevia toimenpiteitä ja palveluja. Rekisteriä käytetään pakolaisten ja muiden maahanmuuttajien tietojen hallinnointiin ja toiminnan raportointiin.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on kunnan lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010)
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää maahanmuuttajien asiakastietoja:

  • Henkilötiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, siviilisääty, ammatti, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli, perhetiedot, kotikunta, asuinkunta, muuttopäivät, oleskelulupatiedot
  • Asiakaskertomus: sisältää asiakkaiden asioiden ja palveluiden kirjaamismerkintöjä, kuten kotoutumissuunnitelmat ja asumiseen, opiskeluun, työhön, toimeentuloon ja terveyteen liittyviä tietoja
  • Vireillepanotiedot: vireillepanon päivämäärä ja vastuullinen käsittelijä sekä organisaatio.

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Asiakas ja/tai hänen edustaja
  • Yhteistyökumppani (mm. Sosteri, vastaanottokeskus, tuetun asumisen ja jälkihuollon tuottajat)
  • Ulkomaalaisrekisteristä (Umarek / Migri)
  • Kelan viranomaispalvelusta (Kelmu)
  • Väestörekisterikeskuksesta (henkilötietojen päivittyminen)
  • ELY -keskus, SPR, Yhdistyneiden kansakuntien pakolaisjärjestö (UNHCR)

8. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan yksilöidyn tietopyynnön perusteella henkilölle itselleen tai siihen oikeutetulle viranomaiselle asiakaan suostumuksen mukaan.

Umarek-tietoja ei ole oikeus luovuttaa asiakkaalle.

Rekisteritietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin arkistinmuodostussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Maahanmuuttajapalveluissa käytetään erillistä Excel-tiedostoa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
9.3.2022

1. Rekisterin nimi

Nuorten kesätyöpaikkojen hallinnointi

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Työllisyysohjaaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5044

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Nuorten kesätyöpaikkojen ja työllistymisen hallinnointi.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on julkinen valta ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (GDPR, art 6. kohta e).

6. Rekisterin tietosisältö

Nuoren tiedot: nimi, syntymäaika, kotikunta, yhteystiedot, työsuhteen tiedot, työsopimus, työtodistus, palkkalaskelma
Yritystiedot: työnantajan nimi, kotikunta, yhteystiedot, Y-tunnus, vastuuhenkilö
Muut tiedot: maksutapahtumat

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan nuorelta/työnhakijalta sekä työnantajalta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Työllisyyspalveluiden työntekijät ja nuoria työllistävät työnantajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Kesätyöseteli luovutetaan nuoria työllistäville yrityksille. Työantaja luovuttaa nuoren työsopimus-, työtodistus- ja palkkatositetiedot sekä kesätyösetelin rekisterinpitäjälle maksatusta varten.

Asiakkaan erillisellä ja yksilöidyllä suostumuksella on mahdollista luovuttaa häntä koskevia tietoja kolmannelle osapuolelle.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tietoja ylläpidetään MS Office-työkaluilla.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia työtehtävien mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työllisyyspalveluiden työtehtävien mukainen oikeutus rekisteritiedon käsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Nuorisovaltuuston jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilöt

Nuoriso-ohjaaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 833 6479

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rantasalmen kunnan Nuorisovaltuuston toiminnan ja jäsenyyden hoitaminen.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen. Kuntalaki velvoittaa jokaista kuntaa asettamaan nuorisovaltuuston turvaamaan nuorten vaikuttamismahdollisuudet kunnassa.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Valtuutetun henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelin, syntymävuosi, koulu, luokanvalvoja, kotiosoite, matka kilometreinä kotoa kunnantalolle, matkankorvaus kokousmatkasta.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot kerätään valtuustokauden alussa valtuutetuilta itseltään ja koulua koskevat tiedot koulujen koulusihteereiltä.

8. Henkilötietojen luovutukset

Ulkopuolisille tahoille luovutetaan vain valtuutettujen nimet ja sähköpostiosoitteet.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina-ja mielipidetutkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kuntaliiton suositukset
Kansallisarkiston määräykset

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriä ylläpidetään kunnan omassa verkkolevy-ympäristössä. Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Opetuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilöt

Lukion rehtori ja sivistysjohtaja
p. 040 560 8121

Yhtenäiskoulun rehtori
p. 040 161 5050

Rekisteriasioita käsittelevä henkilö:
Toimistosihteeri
p. 040 161 5016

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on hallinnoida aamu- ja iltapäivätoiminnan osallistujatietoja, esi-, perus-ja lukio-opetuksen oppilas-/opiskelijatietoja, opintosuorituksia, opetussuunnitelmia, opetuksen järjestämistä, opetuksen tukea ja koulukuljetuksia sekä tuottaa Rantasalmen kunnan sivistystoimen toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin apuna käytettävät oppilashallinnon tilastotiedot.

Rekisterissä käsitellään myös opetustoimea toteuttavan henkilöstön tietoja.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Perusopetuslaki (628/1998)
Lukiolaki (629/1998)

6. Rekisterin tietosisältö

Keskeinen tietosisältö:

  • rekisteröidyn oppilaan tiedot: oppilaan/opiskelijan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kouluaste, koululuokka, kansalaisuus, äidinkieli, kotikieli, uskontokuntalaji, välttämättömät allergia- ja terveystiedot, maahanmuuttoon liittyvät tiedot, oppivelvollisuuden alkamispäivä, esiopetustiedot, huoltajien tiedot, koulunkäyntihistoria, päätökset, oppilaan/opiskelijan tukeen liittyvät tiedot, koulumatkatiedot, kielivalinnat, poissaolot, kuvan julkaisuluvat, video-ja kuvatallenteet, koulumuoto, opetussuunnitelma, opiskelijalaji, aamu- ja iltapäivätoiminnan tiedot,  kouluun ilmoittautumisen tiedot, arvioinnit, todistukset, ylioppilastutkinnon arvosanat.
  • koulukuljetuksen järjestämistä koskevat tiedot: kuljetusoppilaan nimi ja yhteystiedot, kuljetusajankohdat, koulun tiedot ja bussikortinhaltijat sekä liikennöitsijän nimi ja yhteystiedot
  • opettajien tiedot: opettajan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, pääkoulu, koulut, tehtävä/toimenkuva, virkanimike, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen päättymispäivä, virkavapaustiedot, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
  • muun henkilökunnan tiedot: henkilökunnan jäsenen henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, koulut, tehtävä/toimenkuva, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
  • kouluun liittyvät perustiedot: koulun virallinen numero, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen, sen jaksotukseen ja Wilma -oikeuksiin liittyvät tiedot
  • tiedot opetussuunnitelmista, kursseista, opintonsa päättäneistä ja keskeyttäneistä sekä yo-tutkinnon saaneista siirretään järjestelmän arkistoon
  • aamu- ja iltapäivätoimintaan osallistujien ja heidän huoltajien tiedot.

Järjestelmästä tuotettavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Perusopetuslaki (628/1998, § 40)
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • oppilaat/opiskelijat ja heidän huoltajansa
  • opettajat ja muut viranomaiset (kuten päiväkodin johtajat, terveydenhoitajat, koulukuraattorit, koulupsykologit, perheohjaajat, ylioppilastutkintolautakunta)
  • muut opetuksen järjestäjät (mm. aiemmat oppilaitokset)
  • kuvauslaitteet
  • Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä
  • yhteishaussa käytettävä Opintopolku –järjestelmä
  • Matkahuollon Kortti-tietokanta bussikorttien haltijoilla
  • henkilöstöhallinto ja sen käytössä olevat järjestelmät

8. Henkilötietojen käsittelijät

  • Oppilaat/opiskelijat ja heidän vanhempansa/huoltajansa (Wilma) omien henkilötietojen käsittelijöinä.
  • Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • oppilaiden/opiskelijoiden koulukuljetuksien järjestämisestä koskevia tietoja annetaan kunnan kuljetussihteerille, Matkahuoltoon ja liikennöitsijälle.
  • Lakiperusteiset luovutukset: Opetushallitukselle (KOSKI-tietovaranto), Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle (perusopetustilastot vuosittain 20.9. päiväyksen tilanteesta), KELA:lle, muille viranomaisille, Opintopolkuun yhteishakua varten sekä ylioppilastutkintolautakunnalle.
  • Tarvittaessa muille viranomaisille, rekisteröidyn suostumuksella tai jos viranomaisella lakisääteinen peruste käsitellä asianomaisia tietoja.
  • Järjestelmän käyttäjätietoja toimittajalle verkko-oppimisympäristöjen käyttövaltuushallintaan (mm. Google for Education).
  • Joitakin tietoja voidaan oppilaan nimenomaisella suostumuksella (erillinen lomake / Wilma) julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
  • Oppilaan muuttaessa uuden asuinpaikan koulutoimelle.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn oppilaan tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Kuvatallenteet poistetaan kuvauslaitteelta ja säilytetään käyttötarkoituksen mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositus (Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, Määräykset ja suositukset, Opetustoimi, 2010)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Oppilashallinnon kokonaisrekisterin ylläpidossa on käytössä seuraava tietojärjestelmäkokonaisuus:
• Visma In School oppilashallinnon kokonaisjärjestelmän ydin MultiPrimus
• lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre
• sekä Primuksen ja Kurren yhteinen käyttöliittymä verkkopalvelu Wilma

Lisäksi verkko-opetuskäytössä on Google for Education -sovelluspilvipalvelu.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia (sivistystoimen hallinto ja opettajat). Jokainen käyttäjä näkee tiedot käyttöoikeuksiensa puitteissa. Pääkäyttäjillä on kaikkien tietojen käsittelyyn täydet oikeudet. Lisäksi suojausta tukevat asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

Wilmaa käyttää sekä opetustoimi että oppilas ja hänen huoltajansa. Järjestelmään kirjataan vain opetuksen järjestämisen kannalta tarpeellista tietoa. Käyttäjätunnus on henkilökohtainen ja tunnus on sidottu yhteen henkilöön. Oppilaan kaikki huoltajat saavat halutessaan oman tunnuksen. Tunnusta ei tule antaa muiden käyttöön. Lokiin tallentuu tieto siitä, kuka on katsellut tai muuttanut tietoja.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kouluilla/koulutoimessa syntyvät manuaaliset asiakirjat säilytetään sivistystoimen yksiköissä lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Rakennusvalvonta

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Tekninen ja ympäristötoimiala
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri
p.050 526 7055

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on toimia työvälineenä maankäyttö- ja rakennuslainsäädännön mukaisten rakennusvalvontatehtävien hoitamiselle (kuten lupahakemusten käsittely, rakennustyön aikainen valvonta ja jatkuva valvonta sekä tapauskohtaiset, asiakassuhteeseen perustuvat toimeksiantotehtävät).

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999)
Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu seuraavista tietosisällöistä:

  • Kaavoitus, kiinteistöt ja maaomaisuus
  • Rakennusvalvonta
  • Ympäristövalvonta ja ympäristöterveys
  • Väestötiedot
  • Paikkatietoratkaisut

Järjestelmissä käsitellään mm. seuraavia henkilötietoja:

Rakennuslupien hakijat, vastaavat työnjohtajat, suunnittelijat ja muut osapuolet:

  • nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • turvakielto
  • ammattihenkilönkoulutus, työkokemus, tieto FISE-rekisteriin kuulumisesta ja hankkeet, joissa osapuolena
  • ammattihenkilön toimittamat tutkintotodistukset, CV:t ja muut liitedokumentit
  • suostumus markkinointiin

Kiinteistön omistajan tiedot (nimi, osoite, henkilötunnus,kuolinpäivä, kotikunta, äidinkieli)

Naapurin kuulemiseen liittyvät tiedot (nimi, osoite)

Lisäksi rekisteri sisältää rakennustiedot, lupatiedot ja huoneistotiedot.

Osa käsiteltävistä asioista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24)
Erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Asianosaisten (asiakas, ammattihenkilö, lausunnon antaja, tms.) lupahakemukset/lomakkeet/lausunnot
  • Maanmittauslaitoksen aineistot, rajapintapalvelut ja tulostepalvelut
  • Digi- ja väestötietoviraston (DVV) henkilö-ja rakennustietojen rajapintapalvelut
  • Digi- ja väestötietoviraston väestötietojen perusaineistopoiminta ja muutostietopalvelu
  • Lupapiste.fi palvelu
  • Verottajan kiinteistöverotiedot
  • Kiinteistönluovutusilmoitukset pdf-liitteineen (lomake.fi –palvelu)
  • Maanmittauslaitoksen asiointipalvelu

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Tietojen julkaisurajapinnat: KuntaGML, kartta-aineistojulkaisut (Lupapiste, KTP)
  • Väestökysely kartalle (Karttaliittymä, ReittiGIS, FactaGIS)
  • Oppilastiedot, ikäluokkapoiminnat
  • Rakennus-ja rakennushanketietojen toimitus DVV:lle reaaliaikaisten VTJ-ylläpitorajapintojen kautta.
  • Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille.
  • Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.
  • Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti pysyvästi.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston päätös 12.9.2016, AL 16465/07.01.01.03.02/2016: kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteri ylläpidossa käytetään KuntaNet -ohjelmistoratkaisua.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuudet

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuudet

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Tarkastuslautakunta
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistosihteeri
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 050 526 7055

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuustietojen julkistamisen tarkoituksena on luotettavuuden ja avoimuuden vahvistaminen kunnan päätöksenteossa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen tehtävä.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

  • Sidonnaisuusrekisteriin sisältyvät kunnanhallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat sekä jäsenet, valtuuston puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat, lautakuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat, keskusvaalilautakunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, kunnanjohtaja ja lautakuntien sekä kunnanhallituksen esittelijät
  • rekisteröidyn mahdolliset johtotehtävät sekä luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä
  • rekisteröidyn merkittävä varallisuus ja muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa

7. Henkilötietojen tietolähteet

Puolueiden ilmoittamat tiedot, kunnan henkilöstöhallinto sekä ilmoitusvelvollisten tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

8. Henkilötietojen luovutukset

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Sidonnaisuudet julkaistaan kunnan yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Rekisteritietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Sidonnaisuusrekisterit säilytetään pysyvästi.

Säilytysajan perusteena:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriä ylläpidetään kunnan verkkolevyllä sijaitsevassa tiedostossa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä
suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Talouspalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisessa taloushallinnon palveluntuotannossa (Kuntalaskenta Oy), jossa Rantasalmen kunta toimii
EU- tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Toimistosihteeri
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5003

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@mikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on Rantasalmen kunnan ostolaskujen, menotositteiden mukaisten maksujen sekä palkkojen maksuliikenteen hoitaminen, kassatilitykset, myyntisaatavien laskuttaminen, tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä sellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osapuolena.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Asiakkaan / toimittajan nimi, osoitetiedot, henkilö- ja y-tunnus, pankkitilit sekä laskujen summat
  • Järjestelmien käyttäjätiedot
  • Toimintojen käsittelijätiedot
  • Vastuuhenkilö käyttöomaisuudessa

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä sopimukset/asiakkaat/toimittajat), ennakkoperintärekisteristä, väestörekisteristä sekä muista sisäisistä järjestelmistä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukainen henkilöstöhallinnon palveluntuottaja (Wakaus – Keski-Savon Tilipalvelut Oy) sekä palveluntuottajan tietojärjestelmätoimittaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan viranomaisille, pankeille, verkkolaskuoperaattorille ja tilastokeskukselle.

Muuten henkilötietoja luovutetaan salassapitosäännökset huomioiden yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena vain rekisteröidyn suostumukselle tai lain säännösten perusteella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietosisältöä käsitellään palveluntarjoajan ylläpitämissä tietojärjestelmissä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä
suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja palveluntuottajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Palveluntuottaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen
säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.4.2022

1. Rekisterin nimi

Tilavuokrausten hallinta

2. Rekisterinpitäjät

Kunnan tilat:
Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

Kiinteistö Oy Rantasalmen vuokatalot:
Kiinteistö Oy Rantasalmen vuokratalot (y-tunnus 1086513-9)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

Kiinteistö Oy Rantasalmen teosllisuustilat:
Kiinteistö Oy Rantasalmen teollisuustilat (y-tunnus 2869938-6)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilöt

Kiinteistöpäällikkö (kunnan tilat ja osakeyhtiöt)
p. 050 476 5602

Toimistosihteeri (kaikki tilat)
p. 050 571 2510

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä käyttötarkoitus on kunnan ja yhtiöiden rakennusten, liiketilojen ja asuinhuoneistojen vuokrasopimusten hallinnointi ja laskutus.

Henkilötiedon käsittelyoikeus perustuu sopimukseen.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tulotiedot, vuokrauksen kohde, vuokra-aika ja vuokra. Lisäksi rekisterit voivat sisältää myös asiamiehen henkilötietoja (nimi ja yhteystiedot).

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja tarvittaessa asiamiehiltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimusten mukaisten kumppanien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja hallinnoidaan kunnnan palvelinympäristössä MS Excel -työkalulla ja eFina -järjestelmässä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojastaja ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Työllisyyspalveluiden asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Työllisyysohjaaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5044

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kunnan työllisyyttä edistävän toiminnan/palveluiden järjestäminen ja ylläpito (asiakaspalvelu, päätökset ja maksatus, toiminnan seuranta ja arviointi sekä tilastointi). Rekisteri pitää sisällään myös työllistymishankkeiden hallinnoinnin sekä Kelan työmarkkinatukilistauksen.

Rekisteritietoja käytetään myös toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on lakisääteinen tehtävän suorittaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)
Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri muodostuu asiakastiedoista, asiakkaan ohjaus- ja neuvontatiedoista, palvelutarpeen arvioista, asiakaskertomuksista ja tilastointitiedoista sekä yhteistyöyritysten yritystiedoista.

Asiakastiedot: nimi, syntymäaika/sosiaaliturvatunnus, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, siviilisääty, ammatti, äidinkieli, kansalaisuus, perhetiedot, nimenmuutokset, työttömyyttä koskevat tiedot, osaaminen, koulutus- ja työhistoria, työtoimintaa koskevat tiedot (kuten läsnäolopäivät kuntouttavassa työtoiminnassa) sekä laskutustiedot.

Yritystiedot: yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja yhteyshenkilötiedot. Rekisteriin kirjataan yritystietona myös mahdolliset keskustelut esim. työkokeilusta, palkkatuesta, oppisopimuksesta tai
kunnan kesätyötuesta, onko yritykseen tehty yrityskäynti, onko yritys kutsuttu johonkin tilaisuuteen tai onko yrityksen toiveesta välitetty tietoa TE- palveluille sovituista asioista.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Asiakastiedot saadaan asiakkaalta, Kelalta, Sosterista ja TE-hallinnolta. Yritystiedot yrittäjiltä, yritysrekisteristä ja yritysten omilta verkkosivuilta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ostopalvelusopimusten mukaisten palveluntuottajien työntekijät, joilla on työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä asiakastietoja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen

  • henkilölle itselleen
  • lähettävälle taholle
  • toiminnan järjestäjille
  • julkisrahoitteisten projektien rahoittajille tai muille vastaaville julkishallinnon edustajille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Työllisyyspalveluiden asiakasrekisterinä käytetään aluehallintoviraston ylläpitämää PAR-järjestelmäkokonaisuutta.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia työtehtävien mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työllisyyspalveluiden  työtehtävien mukainen oikeutus rekisteritiedon käsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Rantasalmen kunnan vaalien vaalihenkilöstö ja kotiäänestys

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
p. 040 017  538

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on luottamushenkilöiden ja vaalitoimitsijoiden henkilötietojen ylläpito vaalien järjestämistä ja toteuttamista varten.

Rekisterissä käsitellään myös koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien asiakkaiden henkilötietoja äänestyksen järjestämiseksi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Suomen perustuslaki (731/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Vaalilaki (714/1998)
Oikeusministeriön vaaliohjeet

6. Rekisterin tietosisältö

  • Vaalityöhön osallistuvat: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä luottamushenkilöistä tieto siitä minkä poliittisen ryhmän paikalla henkilö toimii vaalitoimikunnassa tai -lautakunnassa
  • Kotiäänestykseen osallistuvat: nimi, osoite, henkilötunnus, sähköpostiosoite (jos on), puhelinnumero sekä mahdollisesti tarvittavia tietoja kotiäänestyksen järjestämiseksi. Lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen tekijän nimi ja puhelinnumero.

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Luottamushenkilöiden henkilötiedot saadaan kultakin poliittiselta ryhmältä, joka esittää kyseistä henkilöä luottamustoimeen vaalitoimikuntaan tai -lautakuntaan ja osallistuvilta itseltään.
  • Vaalitoimitsijoiden henkilötiedot saadaan vaalien järjestämiseen osallistuvilta itseltään.
  • Kotiäänestykseen osallistuvien henkilötiedot saadaan ilmoittautuneelta tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Vaalitoimikunnan nimeämät vaalitoimitsijat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Vaalilautakuntien ja toimikuntien jäsenten yhteystietoja voidaan luovuttaa kunkin lautakunnan ja toimikunnan puheenjohtajistolle vaalitoimituksen järjestämistä varten.
  • Kotiäänestyslomake henkilötietoineen luovutetaan vaalitoimikunnan nimeämille vaalitoimitsijoille (2 nimettyä), jotka vastaavat kotiäänestyksen käytännön järjestelyistä. Vaalitoimitsija toimittaa täydennetyn lomakkeen keskusvaalilautakunnalle, kun kotiäänestys on suoritettu.
  • Muuten tietoja ei luovuteta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Vaalien järjestämiseen osallistuvien henkilöiden henkilötiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin asti, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Kotiäänestykseen ilmoittautuneiden yhteystiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin, jonka avulla heitä informoidaan kotiäänestysmahdollisuudesta.

Säilytysaikaa ohjaa:
Oikeusministeriön vaaliohjeet
Rantasalmen kunnan sisäinen ohjeistus

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilötietoja ylläpidetään MS Office-ratkaisujen avulla (Word/Excel)

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Varhaiskasvatuspäällikkö
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 558 5290

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Varhaiskasvatuksen järjestämisen ja siihen liittyvien tukitoimien, varhaiskasvatussuunnitelmien, asiakasmaksujen sekä lasten läsnäolotietojen hallinnointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki (1503/2016)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

  • lasten tiedot: henkilötunnus, lapsen nimi, äidinkieli, uskonto/elämänkatsomus, syntymämaa, Suomeen muuttopäivä, hoitoajat, tarjottavat ateriat,erityisruokavalio, kiellot ja luvat,
  • huoltajien ja perheen tiedot: nimet, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, työ, suhde lapseen ja palkkatiedot
  • varahakijoiden nimi ja puhelinnumerot
  • lapsen ja työntekijän sijoituspaikka ja ryhmä ja suunniteltu paikalla-oloaika sekä suunnitellut poissaolot

Rekisterin tietosisältö on osittain salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018, § 40)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan huoltajilta hakemuksen jättämisen yhteydessä. Henkilötiedot päivitetään väestötietojärjestelmästä viikoittain. Huoltajien palkkatiedot haetaan luvanvaraisesti Tulorekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukaisen tietojärjestelmäntoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Laskutusaineiston luovuttaminen kuukausittain taloushallintoon.
  • Kela:lle varhaiskasvatuksessa aloittaneiden ja lopettaneiden henkilötunnukset tarvittaessa.
  • Lasten ja huoltajien tiedot Opetushallituksen kansalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda).

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Varhaiskasvatuksessa käytetään Daisy varhaiskasvatusohjelmaa (DaisyNet ja DaisyFamily) sekä taloushallinnon järjestelmää.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia erilaisten käyttäjäroolien avulla, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Verkkosivut ja viestinnälliset verkkopalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintopäällikkö
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 733 5670

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rantasalmen kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilötietojen (myös sidonnaisuuksien) käsitteleminen Rantasalmen kunnan verkkosivuilla.

Rekisteriin syntyy myös asiakkaiden henkilötietoja asiakaspalautteiden täyttämisen myötä. Palautteisiin tallennettuja henkilötietoja käytetään vain siinä käyttötarkoituksessa, johon asiakas on palautteen antanut. Palautetta täyttäessään asiakkaan on syytä huomioida, että ei laita palautteeseen salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja.

Verkkosivusto tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja. Verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää verkkosivustoa. Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

  • verkkosivujen ylläpitäjien nimet, käyttäjätunnukset ja sähköposti-osoitteet
  • henkilöhakemiston, jossa henkilöstön nimet, nimikkeet, työpuhelin-numerot, työosoitteet, työyksiköt ja työsähköpostiosoitteet
  • luottamushenkilöhakemiston, jossa luottamushenkilöiden nimet, puolueet, puhelinnumerot ja osoitteet sekä sidonnaisuudet
  • sähköisten palautteiden henkilötiedot ja sähköpostiosoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Luottamushenkilöhakemiston tiedot tulevat luottamushenkilöiltä itseltään.
  • Kunnan henkilöhakemiston sekä ylläpitäjien tiedot tulevat asiaosaisten työyksiköistä ja henkilöstöhallinnosta.
  • Sähköisen asioinnin lomaketiedot lomakkeen täyttävältä asiakkaalta.
  • Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijänä toimii sopimuksenmukaiset verkkosivujärjestelmän ja kyselyjärjestelmän toimittajatahot.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietojen luovuttaminen tapahtuu vain asiaomaisten suostumuksella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Huomioitavaa on kuitenkin, että sivustolla käytetään Google Analyticsia, joka on Googlen tarjoama verkkosivujen kävijäseurantaan tarkoitettu palvelu. Näin ollen henkilötiedon käsittelyä tapahtuu myös EU:n ulkopuoelisissa maissa, joissa ei ole EU:n tasoista tietosuojaa. Lisätietoa Googlen tietosuojasta.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston ohjeistukset.
Kuntaliiton suositukset.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Verkkosivuston julkaisujärjestelmä on WordPress ja sivuston analyysityökaluna on Google Analytics. Henkilötietoa kerätään myös erillisiää Webropol-kyselyillä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla järjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia. Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Mahdollinen manuaalinen aineisto (esim. tulostetut palaute-/kyselylomakkeet) säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Vesihuollon järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisteristä vastaava henkilö

Kunnanjohtaja
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 501 9831

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rantasalmen kunnan Vesi- ja viemärilaitoksen liittymissopimusten ja laskutusten hallinta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste perustuu lainsäädäntöön, sopimukseen ja asiakassuhteeseen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Vesihuoltolaki (119/2001)
Laki vesihuoltolain muuttamisesta (681/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakas- ja laskutustiedot: nimi, henkilötunnus / y-tunnus, kiinteistön kiinteistötunnus ja mittarin sijaintipaikka (esim. kiinteistön osoite ja kiinteistötunnus sekä mittarin sijaintipaikka), osoite ja laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä suoramaksu ja verkkolaskutiedot.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteröity ja pankki.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksenmukainen palveluntuottaja Järvi-Saimaan Palvelut Oy ja rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmän sopimuksen mukainen tietojärjestelmätoimittaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vain lakiin tai rekisteröidyn suostumukseen perustuen.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina-ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriä ylläpidetään Vesikanta Plus –asiakastietojärjestelmässä ja laskutuksessa käytetään Laskuhotellia.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Väestötietojen ylläpito

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintopäällikkö
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 733 5670

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rantasalmen kunnan kirjoilla olevan väestön henkilötietojen käyttäminen viranomaistoimintaa varten.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen. Rantasalmen kunta käsittelee väestön henkilötietoja voidakseen tuottaa lakisääteisiä palveluita ja pitääkseen muita asiakasrekistereitä ajan tasalla.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Väestötietolaki (661/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn sukunimi ja etunimet, osoitetiedot, kansalaisuus, äidinkieli, syntymäaika, syntymäkunta, kuolinpäivä, henkilötunnus, sukupuoli, ammatti, puolison nimi ja henkilötunnus, puolison ammatti, vihkipäivä, lasten syntymäajat, kiinteistötunnus, samassa osoitteessa asuvat, edelliset asuinpaikat sekä kuntaan/kunnasta muuttopäivä.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Väestötietolaki (661/2009)
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Digi- ja väestötietovirasto toimittaa sähköisen muutosaineiston viikoittain.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijöinä toimivat tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilölle ja yhteisölle luovutetaan väestötietojärjestelmästä tietoja, joita nämä tarvitsevat oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietosisältö päivittyy viikottain Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä. Henkilötietoihin kohdistuvat historiatiedot kuten osoitemuutokset (kunnassa/kuntaan/kunnasta) ja kuolintieto säilyvät rekisterissä sen elinkaaren ajan. Rekisterin elinkaari katkeaa ja historiatieto poistuu, jos DVV:ltä tilataan uusi perusaineisto ja alkaa rekisterin uusi elinkaari.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Väestötiedot päivitetään säännöllisesti perusjärjestelmiin.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä
suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) mukainen tietosuojaseloste, päivitetty 2.12.2025. Tietosuojaseloste kuvaa, miten Rantasalmen kunta hallinnoi henkilötietoja tietosuojasäännösten mukaisesti. 

Rekisterinpitäjä
Rantasalmen kunta, hallinnon toimiala 

Yhteystiedot
Henkilörekisterin vastuuhenkilö: hallintojohtaja
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@mikkeli.fi 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste 


Webropol-kyselyjen hallintaa käytetään erilaisten Rantasalmen kunnan tarvitsemien asiakaskyselyiden ja ilmoittautumisten tekemiseen. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. 

 

Käsiteltävät henkilötietoryhmät 


Rekisteri sisältää kyselyissä kerättäviä yhteystietoja (organisaatio, etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

  • Tapahtuma- ja käyttäjätiedot
  • Asiakkuuteen liittyvät tiedot
  • Lomakkeiden tiedot, sekä sisältö vaihtelee kyselykohtaisesti 

 

Säännönmukaiset tietolähteet 


Henkilötietoja kerätään ainoastaan kyselyyn rekisteröityvältä itseltään kyselyjärjestelmän www-sivun kautta. 

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 


Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. 

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle 


Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

 

Henkilötietojen säilyttämisaika 


Vebropol-kyselyjen tietoja säilytetään ko. kyselyihin liittyvän tiedon käsittelytarpeen ajan toistaiseksi. VVebropol-kyselyn hallinnan tunnuksen saaneita käyttäjiä velvoitetaan poistamaan kyselyjen tiedot asian mukaisesti kyseiseen käsittelyyn liittyvien ohjeiden mukaisesti.  

 

Mikäli Webropol-kyselyn hallinnan tunnuksen saaneen käyttäjän työsuhde tai päättyy, Rantasalmen kunnan tietohallinnolla on oikeus poistaa käyttäjän kyselyn hallintaan oikeuttava tunnus sekä ko. tunnuksen hallinnassa olevien kyselyjen tiedot. Rekisterin suojauksen periaatteet Rantasalmen kunta rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. 

 

  1. Manuaalinen aineisto
    Ei manuaalista aineistoa.
  2. Automaattisesti käsiteltävät tiedot
    Kyselyjen hallinnan kautta kyselyihin kohdistuneiden henkilöiden itsensä tallettamat tiedot. Rantasalmen kunnan pääkäyttäjä lisää, valvoo ja poistaa käyttäjiä Webropol-kyselyjen hallintaan. 

 

Webropol-kyselyjen hallintaan on pääkäyttäjäoikeudet Rantasalmen kunnan tietohallinnolla ja kaikki kuntaan liittyvät Webropol-käyttäjät eli kyselyjen tekijät on varmennettu Webropolin sisäisellä kirjautumis-/tunnistautumismenetelmällä. Tietojen käsittelyoikeuksia on ainoastaan henkilöillä, joiden tehtäviin ne kuuluvat. Anonymiteetti kyselyissä on suojattu kyselykohtaisesti.  

Palvelu sijaitsee Webropolin palveluntarjoajan palvelimella Suomessa. Laitteiden fyysinen suojaus ja varmuustallennus suoritetaan palvelun tarjoajan toimesta. Rantasalmen kunnan (EU tietoturva- asetuksen mukainen rekisterin pitäjä) ja palvelun tarjoajan Webropol Oy:n välille on tehty EU tietosuoja-asetuksen mukainen tietojenkäsittelysopimus (Data Processing Agreement, DPA).  

 

Tiedot automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta


Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. 

 

Rekisteröityjen oikeudet


Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:  

  • oikeus saada pääsy omiin tietoihin 
  • oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla) 
  • tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”) 
  • tietyissä tilanteissa oikeus rajoittamiseen 
  • tietyissä tilanteissa vastustaa käsittelyä 
  • tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti 

 

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta, ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.  

 

Miten voit käyttää oikeuksiasi?  

 

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä Rantasalmen kunnan tietosuojavastaavaan tai henkilörekisterin vastuuhenkilöön. Yhteystiedot ovat lomakkeen alussa.  

Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö Rantasalmen kunnan kirjaamoon: rantasalmen.kunta(at)rantasalmi.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet. 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Ympäristövalvonnan rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Ympäristöasiantuntija
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 050 470 5080

4. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Toimistosihteeri
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 050 526 7055

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Alla lueteltujen lakien mukaisten hakemusten, lupien, ilmoitusten, valvonta-asioiden sekä vakuuksien käsittely ja hallinnointi.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän hoitaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
– Ympäristönsuojelulaki (86/2000)
– Maa-aineslaki (555/1981)
– Maastoliikennelaki (1790/1995)
– Vesiliikennelaki (782/2019)
– Jätelaki (646/2011)
– Vesihuoltolaki (119/2001)
– Luonnonsuojelulaki (1096/19996)
– Laki kuntien ympäristönsuojeluhallinnosta (64/1986

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää vireille tulleisiin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja kuten hakija- ja asianosaistiedot.

8. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan yleisistä rekistereistä asianosaisilta ja/tai asian käsittelijöiltä.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan säännöllisesti ELY-keskukselle. Muutoin henkilötunnukset/-tiedot luovutetaan vain suostumukseen tai lainsäädäntöön perustuen.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Kunnassa tietoja ylläpidetään Excelissä omassa verkkoympäristössä. Lisäksi käytössä on ELY-keskuksen ylläpitämät NOTTO- ja YLVA -järjestelmät.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Yrityspalveluiden markkinointi- ja asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Yrityskoordinaattori
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5048

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on yritysasiakassuhteiden hallinnointi. Yritys- ja yhteystietoja käytetään viestintään, markkinointiin ja yritysten kontaktointiin sekä raportointiin. Rekisteritietoa käytetään myös kunnan yrityspalveluiden palvelunprosessin kehittämiseen.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakasyritystiedot: nimi, osoite, Y-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sekä yrityksen palveluhistoria, mukaan lukien hankkeisiin ja tapahtumiin osallistuminen.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Asiakkaalta, yritystietorekisteristä (esim. patentti- ja rekisterihallituksen avoin data) sekä yrityksen verkkosivuilta ja muihin palveluihin sijoitetuilta lomakkeilta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Yritysten henkilötietoja käsittelevät kunnan toimijoiden lisäksi kunnan yhteistyötahot, kuten esimerkiksi järjestöjen edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille yritysasiakkaan hyväksynnällä.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mutta, on huomioitava, että henkilötietoja käsitellään Microsoftin pilvipalveluissa, jolloin ylläpitopalvelua tapahtuu myös EU:n ulkopuolella.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja ylläpidetään MS Outlook -sovelluksessa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.

  • Tietosuojavastaava